Gældende for Sydvestjyske Arkiver (SVA)
§ 1 Navn
Foreningens navn er Sydvestjyske Arkiver (i det følgende kaldet SVA).
SVA udgør en sammenslutning af anerkendte, organiserede lokalarkiver.
§ 2 Formål
Foreningens formål er at fremme medlemmernes interesser, arbejde og indbyrdes samvirke og styrke deres stilling som kulturinstitutioner.
§ 3 Virksomhed
Foreningen formidler kontakten mellem områdets lokalarkiver, arkivsamvirker og relevante arkivsammenslutninger.
Foreningen virker for samarbejde mellem områdets lokalarkiver, f.eks. ved udveksling af erfaringer og materiale og gennemførelse af fælles aktiviteter (møder, kurser, udstillinger, PR- og indsamlingskampagner m.v.).
Foreningen søger at fremme samarbejdet mellem områdets lokalarkiver og andre former for lokalhistorisk virksomhed i området (museer, historiske amtssamfund, lokalhistoriske foreninger, biblio-teker m.v.) og tegner lokalarkiverne over for offentlige myndigheder, andre institutioner og foreninger m.m. i alle spørgsmål, der rækker ud over det enkelte arkivs virkeområde.
SVA driver en konsulentordning for arkivsamvirkerne i de kommuner, som er placeret i området for det tidligere Ribe Amt. Arkivsamvirkerne betaler årligt et abonnement for konsulentordningen. Øvrige arkiver kan trække på ordningen mod betaling i det omfang, konsulentordningen har ledige ressourcer.
§ 4 Medlemmer
Foreningen består af de ordinære medlemmer, der samtidigt er medlem af en landsdækkende arkivorganisation, som bestyrelsen for Sydvestjyske Arkiver anerkender. Medlemmerne kommer fortrinsvis fra det tidligere Ribe Amt, men andre lokalarkiver kan også søge om medlemskab.
Hvert arkiv har ét medlemskab.
Til foreningen kan, uden stemmeret, associeres institutioner, organisationer, samarbejdspartnere m.fl., der ikke er medlemmer af en anerkendt arkivorganisation, og tilsvarende institutioner kan associeres, men maksimalt for en periode på tre år.
§ 5 Bestyrelse
Foreningen ledes af en bestyrelse på fem medlemmer, der vælges blandt de ordinære medlemmer på foreningens generalforsamling. Et ordinært medlem kan kun have én repræsentant i bestyrelsen.
Valgbare til bestyrelsen er medarbejdere ved medlemsarkiverne samt medlemmerne af disses styrelser.
Bestyrelsesmedlemmerne vælges for to år, således at henholdsvis to, henholdsvis tre medlemmer afgår hvert år.
Generalforsamlingen vælger tillige hvert år to suppleanter, to revisorer og en revisorsuppleant.
Genvalg kan finde sted.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden.
§ 6 Generalforsamling
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar kvartal.
Dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent
2. Beretning
3. Regnskab
4. Budget og fastsættelse af kontingent
5. Indkomne forslag
6. Valg
6.a. Bestyrelsesmedlemmer
6.b. Suppleanter
6.c. Revisorer
6.d. Revisorsuppleant
7. Eventuelt
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest to uger før generalforsamlingen. Indkomne forslag udsendes til medlemmerne, så de er disse i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
Stk. 2
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis mindst 1/5 af medlemmerne over for formanden fremsætter ønsker herom med motiveret dagsorden. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest seks uger efter, at der er fremsat ønske herom.
Stk. 3
Generalforsamlinger indkaldes med mindst tre ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne, ledsaget af dagsorden.
Stk. 4
Hvert ordinært medlem råder over én stemme på generalforsamlingen. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
Såfremt blot ét medlem kræver det, skal der foranstaltes skriftlig afstemning.
Afstemninger på generalforsamlinger afgøres ved almindeligt stemmeflertal, se dog § 8.
§ 7 Økonomi
Regnskabsåret følger kalenderåret.
SVA tegnes af formand, kasserer eller af to bestyrelsesmedlemmer i forening. Ved optagelse af lån eller lignende større økonomiske forpligtelser kræves dog underskrift af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
SVA hæfter kun med sin formue. SVAs medlemmer hæfter ikke for foreningens gæld.
Bestyrelsen forelægger det reviderede regnskab til godkendelse på den ordinære generalforsamling.
Generalforsamlingen vedtager budgettet og fastsætter herunder kontingentet for det efterfølgende år.
§ 8 Vedtægtsændringer
Forslag til vedtægtsændringer udsendes til medlemmerne senest tre uger før generalforsamlingens afholdelse.
Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med almindelig stemmeflerhed, når mindst halvdelen af kredsens medlemmer er repræsenteret, eller når 2/3 af de fremmødte med-lemmer stemmer derfor.
§ 9 Opløsning
Opløsning af foreningen kræver vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst fire og højst seks ugers mellemrum, hvoraf den sidste skal være en ekstraordinær generalforsamling med dette ene punkt på dagsordenen.
Ved foreningens opløsning træffer generalforsamlingen beslutning om foreningens formue og andre aktiver, så de anvendes i overensstemmelse med foreningens ånd. Foreningens arkiv placeres efter beslutning på den afsluttende generalforsamling.
§ 10 Ikrafttræden
Denne vedtægt og efterfølgende vedtægtsændringer træder i kraft straks efter vedtagelse på generalforsamlingen.
Således vedtaget på SVAs generalforsamling i Farup den 6. marts 2013.
Knud Jager Andersen (dirigent) Jørgen Dieckmann Rasmussen (formand)